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個人情報保護規程

日本カトリック学校連合会は、法律に定められている個人情報取扱事業者ではありませんが(基準では過去6ヶ月の個人情報数が、5,000件以上の場合が該当。当会は約3,000件)、法律の意図するところを踏まえて、個人情報の取扱について、定めておきます。

(2007年1月18日)


第1章 総則

(目的)
第1条
この規程は、個人情報の取扱いに関して、日本カトリック学校連合会(以下「本会」という。)が従うべき準則を定め、個人情報の適正な取扱いを実現することを目的とする。
(定義)
第2条
この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 個人情報: 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの(当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。)をいう。
(2) 個人情報データベース等:特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
(3) 個人データ:個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ:本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。
(5) 本人:個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
(6) 職員:本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。
(7) 匿名化:個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
  (適用範囲)
第3条
本規定は、本会の役員・職員に対して適用する。
本会の役職員であった者は、退職後といえども、在職中に知りえた個人情報については、本規定の関連条項に従って、みだりに、これを利用または提供してはならない。

第2章 個人情報の取得

(個人情報取得の原則)
第4条
個人情報を取得するときは、適法かつ公正な方法で行うものとする。
個人情報の取得は、当会の事業活動に必要な範囲内において、利用目的を明確に定め、その目的の達成のために必要な限度において行うものとする。
本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。但し、次の各号の場合も有り得るものとする。
(1) 本人の同意を得て本人以外の者から収集する。
(2) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(3) 所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第5条
本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って、契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。

第3章 個人情報の利用目的の特定等

(利用目的の特定)
第6条
本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)を特定するものとする。
本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
(利用目的外の利用の制限)
第7条
本会は、利用目的を超えて個人情報を利用する場合は、本人の同意を得るものとする。
前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第4章 個人データの適正管理

(個人データの適正管理)
第8条
本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
本会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
本会は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う職員に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第5章 個人データの第三者提供

(個人データの第三者提供)
第9条
本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき

第6章 保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止

(保有個人データの開示等)
第10条
本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示(当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
(保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止、等)
第11条
本会は、保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を、申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

第7章 組織及び体制

(個人情報保護管理者)
第12条
本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
個人情報保護管理者は、事務局長とする。
事務局長は、理事長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、職員に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
(苦情対応)
第13条
本会は、個人情報の取扱いに関する苦情(以下「苦情」という。)について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
苦情対応の責任者は、事務局長とする。
(役職員の義務)
第14条
本会の役職員又は役職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した役職員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく理事長に報告するとともに、適切な措置をとることとする。

第8章 雑 則

(細則の制定)
第15条
個人情報保護管理者は、必要に応じ、本規程の細則を定めることができる。
附 則
この規程は、2007年7月1日から施行する。

個人情報取扱規定 書類等

業務種別 個人情報取扱内容
組織等運営業務 規約関係書類
役員の名簿、委嘱状、就任承諾書等
理事会議事録
各連盟総会議事録
収支報告書
貸借対照表
財産目録
小口現金出納帳
委託契約書等 
職員管理業務 職員名簿
雇用契約書、辞令
履歴書
各種資格証明書写し
健康診断書
推薦書
能力評価表
雇用保険離職票控え
給与・福利厚生業務 給与台帳、給与明細書、給与振込控え
通勤届、扶養親族届、住居届
標準報酬月額決定通知書
出勤簿
時間外、休日勤務命令簿
年次有給休暇届、特別休暇願
各種個人住所申告書控え
源泉徴収簿
市民税特別徴収額通知書
健康保険、厚生年金資格取得、喪失記録
退職金通知書
定期健康診断記録
相談・苦情対応業務 相談記録簿
苦情受付簿、苦情処理記録
連合会業務 名簿(学校の理事長名・校長名一覧)
名簿(幼稚園の理事長名・園長・主任名一覧)
理事会参加者名簿
研修会参加者名簿
出版物購入申込書(よき家庭・共に育つ・ひかりの子)
郵便払込通知書
求職情報カード

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